Etiske regler for Gjensidige

De etiske reglene gjelder alle ansatte i Gjensidige, for de som har tillitsverv og for innleide konsulenter når de opptrer på vegne av konsernet (ref. punkt 6.8 i habilitetsreglene).

De etiske reglene handler om krav til etisk adferd, men fanger ikke opp alle forhold knyttet til «riktig atferd». Konsernet har flere retningslinjer og regelverk som utfyller de etiske reglene. Det er derfor viktig å bruke skjønn når selskapet vurderer hva som er en etisk riktig handlemåte i hver enkelt situasjon.

I tillegg til å følge de etiske reglene, skal ansatte lojalt følge lover, forskrifter, rundskriv, relevante bransje-etiske og interne regler som gjelder konsernets virksomhet. Ledere skal sørge for at ansatte får mulighet til å sette seg inn i regelverket som gjelder for den enkeltes arbeidsoppgaver. Det er imidlertid den ansatte selv som har ansvaret for å følge det.

Bedriftskulturen i Gjensidige skal være preget av åpenhet, noe som er en forutsetning for motivasjon, tillitt og trygghet. Det er et mål at alle ansatte skal føle seg trygge på at de kan ta opp små og store saker med lederen sin eller andre i konsernet.

De etiske reglene kan ikke alltid avgjøre hva som er rett eller galt i enhver situasjon. Er man usikker på noe, er det viktig å ta opp aktuelle forhold eller handlinger med lederen sin eller HR. Det er også mulig å bruke etikkpostkassen. Alle henvendelser blir behandlet konfidensielt.

5.1. Menneskerettigheter
Konsernet skal støtte og respektere de grunnleggende menneskerettighetene, blant annet FNs menneskerettighetskonvensjon og den Internasjonale arbeidsorganisasjon (ILO). Konsernets finansielle investeringer skal følge anerkjente prinsipper for etiske investeringer knyttet til menneskerettigheter.

5.2. Miljø og innkjøp
Gjensidige skal arbeide for å redusere virksomhetens miljøbelastning på samfunnet, og legge til rette for at de ansatte kan gjøre det samme.

Konsernet er en stor kjøper av varer og tjenester. Vi skal derfor jobbe aktivt for at produsenter og leverandører utøver forretningsvirksomheten sin i tråd med internasjonalt anerkjente prinsipper og retningslinjer knyttet til menneske- og arbeidstakerrettigheter og miljø og anti-korrupsjon. Produkter som blir levert til Gjensidige, skal tilfredsstille miljøkravene våre.

5.3. Sunn konkurranse og salg
Konsernet skal alltid opptre i samsvar med gjeldende konkurranse- og markedsføringslovgivning. Vi skal vise varsomhet i forbindelse med arbeid som blir utført i regi av bransjeforeninger, og der konkurrenter er involvert. Slikt arbeid skal alltid gjennomføres innenfor de mandater og/eller retningslinjer som vi har utarbeidet.

Konsernet skal ikke legge opp til noen former for salg eller markedsføring som kan oppfattes som støtende, eller strider mot vanlige samfunnsnormer. Vi skal alltid gi råd i samsvar med god forretningskikk som tar utgangspunkt i kundenes behov, økonomiske situasjon og risikovillighet, og rådene skal tjene kundenes interesser. Vi skal kjenne kunden best og bry oss mest.

5.4. Skatt og offentlig regelverk
Gjensidige skal følge skattelovgivningen i de landene konsernet opererer i. I forbindelse med transaksjoner og disposisjoner hvor Gjensidige oppfatter at loven ikke gir tilstrekkelig klarhet, skal vi gi informasjon til skattemyndighetene. Konsernet skal ikke støtte eller legge til rette for at andre unndrar skatt og avgift.

Alle ansatte skal sette seg inn i regler, lover og forskrifter som gjelder for eget ansvarsområde, og sørge for at disse følges. Ansatte må ikke anbefale eller ta initiativ til brudd på eller omgåelse av gjeldende lover og regler.

5.5 Korrupsjon
Korrupsjon er å misbruke stillingen sin for å oppnå utilbørlige personlige eller forretningsmessige fordeler for seg selv eller andre. Konsernet skal gjennom antikorrupsjonsprogrammet arbeide aktivt for hindre at korrupsjon skjer.

Ingen må selv eller på vegne av andre motta fordeler fra konsernets forbindelser dersom fordelen har bakgrunn i ansettelsesforholdet. Tilsvarende skal ingen gi slike fordeler til forretningsforbindelser. Fordeler kan være gaver, rabatter, reiser og bonus ved private innkjøp, låneopptak eller lignende. Dette gjelder ikke mer bagatellmessige gaver (ref. punkt 6.6) Et unntak fra denne regelen er fordeler konsernet har oppnådd for alle ansatte, enten i hele eller deler av landet som vi har virksomhet i.

Ansatte må ikke la beslutninger eller handlinger bli påvirket av utilbørlig press eller tilbud om økonomiske fordeler fra parter som har egeninteresser. De må heller ikke anbefale eller ta initiativ til brudd på eller omgåelse av gjeldende lover og regler knyttet til korrupsjon og økonomisk kriminalitet.

Ansatte skal kjenne til innholdet i Gjensidiges folder «Vet du nok om korrupsjon?».

5.6. Hvitvasking
Hvitvasking betyr å gjøre om utbytte fra straffbare handlinger til tilsynelatende lovlig inntekt eller formuesøkning. Konsernet skal unngå enhver befatning med midler som stammer fra kriminelle forhold.

Terrorfinansiering betyr å skaffe penger eller andre verdier for å finansiere terrorhandlinger eller planlegging av en terrorhandling.

Har du mistanke om hvitvasking eller terrorfinansiering, skal du varsle hvitvaskingsansvarlig.

6.1. Diskriminering og mobbing
Alle ansatte i Gjensidige har et felles ansvar for å bygge lagånd og et godt arbeidsmiljø. Konsernet forventer at ansatte opptrer med respekt, omtanke og alminnelig høflighet overfor kolleger så vel som konkurrenter, kunder og andre. Ved å være inkluderende og engasjert, gjør vi hverandre gode. Diskriminering eller trakassering skal ikke forekomme. Den som føler seg diskriminert eller mobbet skal bli tatt på alvor.

6.2 Forhold til leder og kolleger
Gjensidige ønsker å skape et mangfoldig, positivt, utviklende og engasjerende arbeidsmiljø. Tillit til, respekt for, samarbeid med og åpenhet overfor ledere og kolleger er grunnleggende for å nå dette målet. Alle ansatte har et ansvar for å bidra til å skape et godt arbeidsmiljø i Gjensidige.

6.3 Taushetsplikt
Ansatte har taushetsplikt om forretningsmessige eller private forhold som de får kjennskap til i forbindelse med utførelse av arbeid for konsernet. Dette gjelder med mindre de etter lov har plikt til å utlevere opplysninger, eller ifølge de etiske reglene har plikt eller blir oppfordret til å melde fra. Taushetsplikten gjelder ikke bare utad, men også mellom selskapene i konsernet.

Taushetsplikten gjelder overfor kollegaer, rådgivere, familie og andre - hvis ikke den som har krav på taushet uttrykkelig har samtykket i informasjonsutveksling. CFO eller den CFO gir myndighet til, kan i konkrete tilfeller vedrørende finansielle forhold gi samtykke til informasjonsutveksling.

Taushetsplikten gjelder også etter at man har sluttet i stillingen sin i Gjensidige.

En ansatt skal ikke aktivt søke opplysninger om andre ansatte eller kunder via datasystemene, eller på annen måte, når det ikke er nødvendig for hans/hennes arbeid i Gjensidige.

Ansattes taushetsplikt gjelder fullt ut også ved arbeid på hjemmekontor. Ansatte må være særlig aktsomme med håndtering av taushetsbelagt informasjon ved arbeid utenfor hovedarbeidsstedet.

6.4 Forhold til forretningsforbindelser
Ingen må utføre handlinger som kan hindre upartisk opptreden overfor konsernets kunder, leverandører, aksjeeiere eller andre av konsernets forbindelser. Ansatte må være tilbakeholdne med private avtaler og utveksling av ytelser med bedrifter og personer som de, gjennom sitt arbeid i konsernet, har forretningsforbindelser med. De må også være tilbakeholdne med forretningsmessige avtaler med personer de har en privat relasjon til.

Dersom en ansatt har private relasjoner med en forretningsforbindelse, skal de si ifra og avklare dette med sin nærmeste overordnede..

 6.5 Representasjon og arrangementer
Ansatte som i kraft av stillingen sin representerer eller kan bli identifisert med konsernet, skal oppføre seg på en måte som gjør at både konsernet og ansatte har deres tillitt.

Arrangementer i regi av konsernet skal være preget av nøkternhet og ha et relevant og tilstrekkelig faglig innhold. Skal det serveres alkohol i regi av Gjensidige, skal det også alltid serveres alkoholfri drikke. Dersom arrangementet medfører reise og overnatting for eksterne, skal dette dekkes av deltakerne selv (enten direkte eller gjennom en deltakeravgift).

Ansatte som vurderer å delta på reiser eller arrangementer i regi av Gjensidiges forbindelser, må avklare dette med leder først. Reiser og opphold i forbindelse med arbeid for Gjensidige, skal som hovedregel bli dekket av konsernet. Eventuelle avvik fra dette skal avklares med leder. Dette gjelder også reiser og opphold i forbindelse med seminarer og andre faglige opplegg som dekkes direkte, eller som en del av deltakeravgiften. Alle ansatte skal følge de respektive nasjonale rutinene for velferdstiltak, seminarer, gaver og premiering for egne ansatte, samt for kundepleie. HR har et ansvar for at oppdaterte rutiner foreligger og er tilgjengelig for ansatte. 

Sponsoraktiviteter skal være i samsvar med Gjensidiges sponsorstrategi.

Gjensidige har forbud mot politiske donasjoner, og alle utbetalinger som kan oppfattes som støtte til organisasjoner skal skje under full åpenhet.

6.6 Gaver og fordeler

Ansatte eller deres nærstående skal ikke motta/gi gaver eller andre fordeler, herunder rabatter eller bonus ved private kjøp, fra/til kunder, sponsorer eller leverandører, som kan relatere seg til den ansattes arbeidsforhold i Gjensidige konsernet. 

Unntakene fra denne hovedregelen, er fordeler konsernet har oppnådd for alle ansatte. Det er også tillat å motta oppmerksomhetsgaver fra eksterne av begrenset verdi ved spesielle anledninger. Disse gavene skal registreres i gave- og relasjonsregisteret og verdien per giver kan ikke overstige 600 i lokal valuta pr. år. Hvis det er fare for at ansattes habilitet, eller uavhengighet kan trekkes i tvil, skal de ikke ta imot gaven. Eventuell retur av gaver må skje på en måte som virker minst mulig støtende på giveren.

En ansatt skal ikke motta noen form for gave eller ytelse i tilknytning til eller forut for forhandlinger, eller som gjenytelse for inngåtte forretningsmessige avtaler for Gjensidige.

Når gaver gis til forretningsforbindelser, gjelder tilsvarende begrensninger som nevnt ovenfor. Gjensidiges motiver eller mottakerens integritet må ikke kunne trekkes i tvil.

6.7 Familieforhold
Nærstående, som søsken, foreldre/barn eller ektefeller/samboere/partnereskal, som hovedregel, ikke arbeide under samme leder (linjeleder) eller i samme avdeling. En slik situasjon skal avklares på forhånd med HR. Nærstående skal ikke hindre, bedømme, godkjenne, revidere, kontrollere eller på annen måte påvirke arbeidet til hverandre.

6.8.   Habilitet
Ingen må ta del i, eller påvirke, behandlingen eller avgjørelsen av en sak når det er forhold som kan svekke tilliten til hans/hennes uavhengighet.

Ingen må behandle, avgjøre eller påvirke saker hvis vedkommende selv eller nærstående, direkte eller indirekte, har økonomiske eller andre personlige interesser i saken. Med nærstående menes ektefelle, samboer/partner og barn, i tillegg til selskap, foreninger, lag o.l. hvor den ansatte eller noen av hans/hennes nærmeste har en vesentlig innflytelse. Også andre personlige relasjoner kan være av en slik art at de blir likestilt med nærstående (for eksempel naboer, nære venner m.v.).

Dersom en overordnet er inhabil i en sak, kan saken som hovedregel heller ikke avgjøres av en direkte underordnet.

Ansatte skal informere sin nærmeste leder straks han/hun blir oppmerksom på at en habilitetskonflikt kan oppstå. Den overordnede skal vurdere om andre ansatte eller omverdenen kan trekke den ansattes habilitet eller etiske redelighet i tvil. Dersom det er tilfelle, skal han/hun ikke delta i den videre behandlingen av saken.

En ansatt skal ikke benytte sin stilling til å påvirke ansettelsessaker slik at det skjer en favorisering på grunnlag av andre kriterier enn de som er direkte relevante for den aktuelle stillingen.

6.9 Bierverv og engasjement i andre selskaper og organisasjoner
Ingen ansatte kan uten arbeidsgivers skriftlige samtykke arbeide, ha styreverv, drive eller ha økonomisk særinteresse i foretak som driver samme type virksomhet som et av konsernets selskap, eller har en forretningsrelasjon til disse.

Dersom en ansatt med hovedstilling i konsernet ønsker å drive privat virksomhet eller ta lønnet arbeid på fritiden, må han/hun avklare dette med arbeidsgiver på forhånd. Dersom biervervet/arbeidet er forenlig med fullgod utførelse av arbeidet og stillingen i konsernet, kan vedkommende få tillatelse til bivervet. Politiske tillitsverv, som er regulert i lov, skal leder informeres om og legge til rette for slik at det blir til minst mulig ulempe for konsernet.

En ansatt må melde fra til nærmeste overordnede hvis ansatte eller nærstående har eierinteresser i virksomheter som har kunde- eller leverandørforhold til Gjensidige. Dersom eierforholdet kan skape tvil om den ansattes lojalitet eller uavhengighet, kan Gjensidige kreve at eier- eller kundeforholdet opphører og sette frist for avvikling.

Ansatte i ledende stillinger kan ikke uten særskilt skriftlig tillatelse fra nærmeste leder delta som ansvarlig medlem eller være styremedlem i selskap som driver næringsvirksomhet. Andre ansatte kan påta seg verv utenfor Gjensidige. Hvis en ansatt er i tvil om engasjementet går ut over arbeidet i konsernet, eller er i strid med konsernets verdier, skal dette tas opp med nærmeste leder. I saker hvor selskapets ansatte omtaler Gjensidige i offentlige medier, forventer konsernet en korrekt og lojal holdning.

6.10 Innsideinformasjon og verdipapirhandel
Innsideinformasjon er presise opplysninger som en investor sannsynligvis vil benytte som grunnlag for investeringsbeslutninger, og som er egnet til å påvirke kursen på Gjensidigeaksjen opp eller ned. Ingen ansatte skal bruke eller bidra til at andre bruker innsideinformasjon om konsernet eller andre selskap som grunnlag for å handle med verdipapirer. Dette gjelder både privat og på vegne av konsernet.

Private investeringer i verdipapirer må skje innenfor en ansvarlig økonomisk ramme, slik at man unngår å komme i situasjoner hvor man kan bli utsatt for sterkt økonomisk press.  Gjensidiges interesser skal alltid gå foran ansattes personlige interesser, og interessene skal heller ikke sammenblandes.

Ansatte må ikke på egne vegne, eller på vegne av nærstående, bruke innsideinformasjon om Gjensidiges mulige handel i verdipapirer til å handle eller gi råd om å kjøpe eller selge verdipapirer. Slik informasjon er taushetsbelagt, og vil være bedriftshemmelig, og kan være innsideinformasjon som utløser lovfestet straffebelagt handleforbud.

Er man i tvil om det foreligger innsideinformasjon eller om handel av verdipapirer, skal CFO eller IR-direktør kontaktes i forkant av eventuell handel.

For medlemmer av styret, viser vi til reglene om inhabilitet og taushetsplikt (ref. finansforetaksloven §§ 9-5 og 9-6).

6.11. Bruk av konsernets utstyr og eiendeler
Konsernets IKT-utstyr skal primært benyttes til det formålet utstyret er tiltenkt. Ingen skal benytte selskapets data, IT-utstyr, materiell eller andre eiendeler til aktiviteter som er i strid med norsk lov, eller kan oppfattes som uetisk og/eller støtende. Ansatte har et selvstendig ansvar for all aktivitet de utøver med sin brukerkonto og sitt IT-utstyr.

6.12. Ryddighet i egen økonomi og økonomiske forhold
Gjensidige forutsetter at de ansatte har en ryddig privatøkonomi. Ansatte som tiltrer stillinger hvor de har fullmakt til å binde Gjensidige økonomisk, må være innstilt på at konsernet foretar kredittsjekk.

Konsernet forventer at ansatte sørger for at økonomiske forpliktelser overfor Gjensidige holdes i orden, noe som også omfatter kundeforhold med selskapet.

Dersom en ansatt er utsatt for sterkt økonomisk press, kan det oppfattes som en svekkelse av konsernets respekt og uavhengighet. En ansatt som forstår at han/hun ikke vil klare å dekke sine økonomiske forpliktelser, må orientere sin nærmeste leder, hvis ikke den økonomiske situasjonen er av forbigående karakter.

En ansatt skal ikke gjøre registreringer og endringer av betingelser på egne eller nærståendes forsikringsavtaler eller andre avtaler. Dette er likevel ikke til hinder for at ansatte kan bruke de samme betjeningskanalene som er åpne for andre kunder.

Dersom en ansatt som følge av svik (forsikringsbedrageri) får avslag på en skadesak eller kjøp av forsikring, vil det kunne få konsekvenser for arbeidsforholdet. Tilsvarende gjelder annen uredelige atferd som kunde innenfor konsernets andre virksomhetsområder. Ansatte må som kunde i eget selskap forholde seg som andre eksterne kunder i kommunikasjon med selskapet. Interne kommunikasjonskanaler eller utilbørlig press skal ikke benyttes.

Godkjenning av utbetaling av ansattes personlige utgifter skal foretas av overordnet i tråd med fullmakter.

De tilleggsgoder ansatte i Gjensidige har, må ikke brukes til andre formål enn det som ligger i ordningen.

Deltakelse i ulovlig spillvirksomhet med økonomisk risiko er ikke forenlig med Gjensidiges virksomhet.

6.13. Menneskeverd
Ansatte som er ute på tjenesteoppdrag eller forretningsreise, skal ikke oppføre seg på en måte som kan krenke andres menneskeverd. Dette innebærer blant annet at ansatte ikke skal kjøpe seksuelle tjenester. 

6.14. Egeninteresse
Ansatte må ikke handle slik at han/hun oppnår en urettmessig berikelse eller fordel.

Ansatte som slutter i konsernet kan ikke ta med seg eller kopiere selskapets erfaringsarkiv, kundelister, rutiner, interne systemer eller annen organisert kunnskap. De kan heller ikke ta med seg rettigheter eller åndsverk som er innkjøpt eller utviklet av ansatte eller andre for konsernet. Nærmeste leder har et særlig ansvar for å følge opp dette.

6.15. Avhengighet
Med avhengighet menes ansatte som har utfordringer og problemer med for eksempel: alkohol, narkotiske stoffer, misbruk av medisiner, doping, porno, kjøpemani, dataspill og eller pengespill.

Det er ikke lov å benytte eller å være påvirket av alkohol eller euforiserende/ sentralstimulerende stoffer i arbeidstiden. Nærmeste overordnede er ansvarlig for å ta opp problemet med den det gjelder. 

Varsling er å si ifra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Det er flere måter å gjøre det på, men som utgangspunkt kan du alltid si ifra til nærmeste overordnet eller via varslingskanalen. Du kan også varsle til HR-partner, HR-direktør, tillitsvalgte, verneombud eller arbeidsmiljøutvalgets leder. Hvis du ønsker å være anonym, må du imidlertid bruke varslingskanalen. 

Med kritikkverdige forhold menes forhold som er i strid med

• lover og regler (rettsregler)
• skriftlige etiske retningslinjer i virksomheten
• etiske normer som det er bred tilslutning til i samfunnet

Lovbrudd og straffbare forhold anses alltid som kritikkverdige forhold.

Gjensidige oppfordrer ansatte til å si ifra om kritikkverdige forhold slik at det kan være mulig å rette opp i det så raskt som mulig. Slike tilbakemeldinger er viktig både for konsernet og samfunnet for øvrig. Ansatte som er villige til å varsle er en viktig ressurs for Gjensidige.

I noen tilfeller har du plikt til å varsle, dette gjelder dersom

• en kollega blir diskriminert eller trakassert, 
• det er forhold som kan medføre fare for liv og helse, 
• det fremgår av annet lovverk, som helselovgivningen og hvitvaskingsloven
• det fremgår av en forskrift, instruks eller reglement for arbeidsoppgavene eller Gjensidige generelt

Alle ansatte skal gjøre seg kjent med og etterleve etiske regler, og vurdere sine handlinger i forhold til reglene. I tvilstilfeller må den ansatte ta kontakt med nærmeste overordnede eller bruke etikkpostkassen.

Ledere på alle nivåer har et særlig ansvar for å sørge for at egen og underordnedes atferd er i samsvar med regelverket. Linjeleder er ansvarlig for å gjøre de etiske reglene kjent, og følge opp at de ansatte opptrer i tråd med disse.

HR har et overordnet ansvar for å forvalte det etiske regelverket, inkludert oppfølging av gaveregister og etikkpostkasse. HR skal bistå ledelsen med å legge til rette for at alle ansatte blir gjort kjent med hva reglene betyr i det daglige arbeidet. Videre skal HR underrette relevante andre- og tredjelinjefunksjoner om forhold som er relevant for utførelsen av deres oppgaver og brudd på etiske regler rapporteres i henhold til Instruks for registrering og rapportering av operasjonelle hendelser. 

Konsekvensene ved overtredelser av konsernets etiske regler kommer fram av matrisen under.